Publisert juni, 2017

Ledelse i samspillet amatør/profesjonell.

av Berit Vordal


Vi er allerede i gang med planleggingen av neste spelsesong. Det er mange brikker som skal falle på plass og forventninger som skal innfris både hos profesjonelle og amatører. Å planlegge et spel er nesten det samme som å legge et puslespill. Det som kan være utfordringen er at det finnes flere bilder på hvordan puslespillet skal se ut når det er ferdig. De som eier ideen har et bilde på hvordan de vil utviklingen skal være. De som er innleid har ambisjoner på egne vegne og det kan fort oppstå et misforhold mellom partenes forventninger. Det er viktig å avklare forventningene, avtalefeste ansvarsområdene og informere om organisasjonens visjon og mål. Dette gjelder alle som har lederansvar, opplæringsansvar og de som jobber som frivillig. Vil vi at alle skal jobbe mot samme mål, må alle få samme informasjon.

Spel er produksjoner med mennesker som har høy kompetanse på sitt fagfelt, mye kreativitet og stort personlig engasjement, og det er mennesker uten teaterfaglig kompetanse, men med samme personlig engasjement, læringsvilje og store forventninger til et sosial felleskap.

Styret er de som legger føringene gjennom planer og budsjett. Daglig leder skal i samarbeid med administrasjonen, kunstnerisk team og produksjonsteam realisere styrets planer. Produktet skal innfri publikums forventninger.

 

Ledelsesform

Hvilken ledelsesform er best for denne type produksjoner? Det mest nærliggende er å si at målstyring må være den beste ledelsesform. Det forutsetter at alle involverte i produksjon er kjent med og anerkjenner vedtatt visjon og mål. Det komplekse i denne type produksjoner er at de som skal gjennomføre kommer fra ulike kulturer og vil ha ulik tilnærming til og forståelse av vedtatte strategier. Jeg har stor tro på kvalitetsledelse, som er grunnlaget for Spelhandboka sin organisasjonsmodell. Tenk deg at du sitter i et helikopter og ser ned på din organisasjon. Jobber alle mot samme mål eller springer de i hver sin retning? Jobber de sammen eller prøver de å fremheve seg og sitt? For å lykkes som leder er det viktig å huske at du aldri er bedre enn ditt svakeste ledd. Alle dine medarbeidere, enten de er ansatt eller frivillig, må sees på som ansatte. Hovedforskjellen mellom målstyring og kvalitetsledelse er at kvalitetsledelse ikke rangerer ansatte. Det er helheten som skaper resultatene, og individet kan utmerke seg bare fordi laget gjør det mulig. Med en slik tankegang blir alle deler av organisasjonen like viktige. Vi trenger et kunstnerisk team som samarbeider godt og forstår at de skal jobbe sammen med et produksjonsapparat som ikke har samme fagkompetanse som ved et profesjonelt teater. Samarbeid med amatører, være seg på scenen eller bak scenen, er en annen tilnærming til kunstnerisk utvikling. Mange av aktørene er i en opplæringsfase som det er viktig at kunstnerisk team er klar over og tar hensyn til. Bare da kan det kunstneriske uttrykket bli bra.

 

Opplæring og planlegging

Produksjonsapparatet trenger opplæring i de oppgavene de skal utføre for at de skal føle seg trygge i samspillet amatør/profesjonell. Dette gjelder særlig de som skal jobbe sammen med kunstnerisk team, men min erfaring er at de som skal jobbe med salg, markedsføring, vertskap eller som vaktmannskap også trenger opplæring.

Opplæringen gjør at du som leder får trygge medarbeidere i alle ledd. Start planleggingen tidlig. Engasjer lederne for de produksjonsgruppene du trenger tidlig slik at de kan være med i planleggingsprosessen. La de selv få rekruttere sine medarbeidere og ta ansvaret for sitt område. Det vil gi et eierforhold til plan og gjennomføring. Sett av tid til opplæring av produksjonsstyret og deres medarbeidere. De som er ledere for produksjonsstyret må forstå at de er ledere for sine medarbeidere. En god opplæring i ansvarsområdet vil bety mye for en god gjennomføring og for selvfølelsen for de som jobber. Ingen liker å ta ansvar for noe de ikke kan. Kostnaden med opplæring vil betale seg gjennom en velfungerende organisasjon.

Jo tidligere vi starter dess bedre er det. Mange oppgaver kan løses i løpet av vinteren. Tegn spelområdet med alle elementer og tilhørende oppgaver. På den måten blir alle oppgavene synlig. Hvem skal ha ansvar for hva og når skal det gjennomføres? Skaff deg en realistisk oversikt over hvor mye folk du trenger, hvilken kompetanse de må ha og hvilke frister de må forholde seg til. Dette vil gi deg oversikt over hvor mange medarbeidere du trenger og når du trenger dem for å være klar til premieren. Dette blir igjen grunnlaget for produksjonsplanen. Mye skal gjøres av frivillige som bruker av sin fritid, det er derfor viktig å planlegge godt og i god tid. Kortere riggetid er gull verd både når det gjelder bruk av menneskelige ressurser og økonomiske. Ta med folk på råd i planleggingsfasen. Lokalforankring er viktig, for bare gjennom en forankring i lokalmiljøet vil innbyggerne og næringslivet få et eierforhold til produksjonen. Opplæring er nødvendig av to årsaker, det ene er selvfølelsen hos frivillige når de får lære mer om teaterproduksjon, det andre er at kompetansebygging lokalt styrker kontinuiteten i produksjonen. Må man leie inn all teaterfaglig kompetanse blir man fort statister i egen forestilling, noe som kan føre til at organisasjonen mister taket på utviklingen og at det lokale engasjementet forsvinner.

 

Ledelse

Håndtering av kunstnerisk team krever teaterfaglig kompetanse, mener jeg. Grunnen er at både styret og daglig leder er kunstnerisk ansvarlige for utviklingen av produksjonen og skal ivareta rettighetshaverne sine interesser. En instruktør må på lik linje med andre respektere det grunnlaget som er lagt for en produksjon gjennom styringsdokumentene. Det er ikke regissør som skal styre produksjonens kunstneriske utvikling, det ansvaret ligger hos organisasjonens ledelse. En instruktør kan være en samtalepartner, men valget av regissør er ofte også valg av kunstnerisk utvikling og da må man være sikker på at man får det man søker.

Hvordan kan du som leder møte økte krav til måloppnåelse, kunstnerisk utvikling, kostnadseffektivitet, privat finansiering, publikumsutvikling og nyskapende programsatsing og samtidig ivareta det lokale engasjementet? 

Det stilles store krav til måloppnåelse når billettinntektene er 70% av inntektene. Det igjen krever et godt omdømme og det oppnås kun gjennom at alle spiller på lag. Det handler om samfunnet, publikum, utøvere og ledelsen. Det handler kanskje aller mest om hvordan vi opptrer i egen organisasjon. Jobber alle i tråd med styringsdokumentene eller har vi noen ukulturer? Hvordan blir vi oppfattet fra samfunnet/publikum/næringslivet? Kun når alle i organisasjonen jobber i tråd med vedtatte strategier og samfunnet, publikum og næringsliv oppfatter oss slik, har vi nådd målet. Jeg mener det bare kan gjøres gjennom å se og lytte til de som vi samarbeider med både i og utenfor organisasjonen. Ledelse i dette spennet er en krevende øvelse. Det krever at du er en tydelig leder som i god samhandling med ditt team tar produksjonen til nye høyder.

 

Lykke til!

Relevant lesestoff:

Produksjonsledelse
Av Ane Wennevold.

Én produksjonsleders tanker og erfaringer om produksjonsledelse
Av Martin Hynne

Inspisientrollen i spelsammenheng
Av Kjetil Falkum.

Avtaler

Produksjonslederen må ha kjennskap til
Lov om opphavsrett til åndsverk
(ligger hos Lovdata)